Privacy statement

Personvernerklæring 

Personvernerklæringen opplyser om hvordan Heatex Norway AS, Org. Nr. 999511694 samler inn og behandler personopplysninger. Ansvarlig for behandlingen av personopplysningene er daglig leder.

Kontaktinformasjon:
Heatex Norway AS
Malmveien 3a, 3031 Drammen
Daglig leder: Kaare F. Roestad
E-post: kaare@heatexnorway.no

Personvern er viktig. Heatex Norway gir deg derfor tydelig informasjon om hvordan vi behandler dataene som angår deg og hvilke rettigheter du har knyttet til dette.

Dine rettigheter:
Dine rettigheter er å kunne kreve innsyn, retting, sletting eller dataportabilitet av personopplysningene Heatex Norway behandler om deg. Du kan kreve at samtykket ditt trekkes. Dersom du ønsker å klage på behandlingen av dine personopplysninger gjøres det til Datatilsynet, men vi ønsker at du tar kontakt med oss så vi kan løse det umiddelbart. Ta gjerne også kontakt dersom du har spørsmål eller om du ønsker å utøve rettighetene dine.

Hvem omfattes av vår behandling av personvernopplysninger:
Kunder, potensielle kunder og besøkende på vår nettside.

Hvorfor samler vi inn personopplysninger:
Hovedformålet med vår innsamling, registrering og behandling av personopplysninger er å forvalte, administrere og følge opp deg som kunde, bruker og interessent på en best mulig måte.

Hvordan samler vi personvernopplysninger:
Om du ønsker å dele personvernopplysninger med oss er frivillig, men for å kunne samarbeide med deg om prosjekter trenger vi endel informasjoner om deg knyttet til den bedriften du jobber for. Vi lagrer følgende derfor følgende personopplysninger om våre kunder: bedriftsnavn, navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, hjemmesider og organisasjonsnummer. Alle opplysninger holdes lagret i eget system hos vår regnskapsfører. Heatex Norway har inngått en databehandleravtale med vår leverandør av regnskap. Avtalen kan du lese her.

Heatex Norway benytter i tillegg Microsoft 365 og Dropbox i samhandling med kunder. Du finner informasjon om Microsoft og Dropbox håndtering av personopplysninger ved å klikke på lenkene.

 

Vi benytter også opplysningene for å kunne gi deg informasjon, tilbud og service i forbindelse med ditt kjøp via e-post, sms og telefon. Vi selger, eller kjøper, ikke personvernopplysninger via andre. Automatiserte avgjørelser eller profilering i behandlingen av personopplysningene benyttes ikke.

Personopplysninger behandles når du:

  • Etablerer et samarbeid med oss
  • Har kontakt via telefon, SMS, nettsiden vår, e-post eller sosiale medier
  • Er inne på nettsiden vår

Personopplysninger behandles etter personvernforordningen artikkel 6 nr.1. på bakgrunn av:

  • Ditt samtykke
  • En samarbeidsavtale vi har inngått
  • En berettiget interesse vi mener at vi har

Les gjerne mer om berettiget interesse

Oppbevaringstid:
Personopplysningene oppbevares så lenge det er nødvendig for kundeforholdet, og inntil 5 år etter endt samarbeid. 

Ta umiddelbart kontakt med oss dersom du ønsker at vi skal slutte å behandle eller slette personopplysningene dine. Vi vil oppfylle plikten etter gjeldende lovverk. Personopplysninger vi er rettslig forpliktet til å behandle kan vi ikke slette. Det er utarbeidet rutiner for å slette personopplysninger fra alle relevante systemer når vi ikke lenger har et grunnlag for å oppbevare personopplysningene.

Personopplysninger behandles som følger:

  • Ved direkte kommunikasjon
    All kontakt av digital eller fysisk art regnes som å behandle personvernopplysninger. Det gjelder både utveksling av visittkort eller via e-post, telefon, sms, sosiale medier eller nettside. Dette kan være opplysninger som navn, kontaktinformasjon, IP-adresse eller andre opplysninger du selv velger å sende. For behandling av personopplysninger bruker vi digitalt regnskapssystem, telefon, e-post og sosiale medier. Personopplysningene lagres for å kunne se historikk og ha dokumentasjon på utføre prosjekter ved eventuelle reklamasjoner eller rettslige krav. Henvendelser gås igjennom, arkiveres og slettes etter behov, vanligvis årlig.

 

  • Ved kjøp av produkter og/eller tjenester
    Følgende personvernopplysninger behandles når du kjøper produkter eller tjenester fra oss:
    • navn
    • kontaktinformasjon
    • bestillingsinformasjon
    • betalingsinformasjon
    • kjøpshistorikk

Ved førstegangskjøp registreres du i vårt regnskapssystem som er levert av Account Regnskap AS. I vår databehandleravtale kan du lese mer om hvordan håndtering av personopplysninger. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, som foreskrevet i bokføringsloven.

  • Når du bruker vår hjemmeside
    Personopplysninger behandles i tråd med vår cookieerklæring, når du bruker vår nettside. Formålet er administrere nettsiden vår, promotere bedriften og svare på henvendelser fra besøkende. Ekomloven § 2-7b er det rettslige grunnlaget for cookies som lagrer eller behandler opplysninger. Ditt samtykke gis, i tråd med Nkoms anbefalinger (mars 2020), gjennom en forhåndsinnstilling i nettleseren din.

 

  • Hvem deler vi personopplysninger med:

For at vår virksomhet skal kunne drive effektivt og sikkert, må vi i enkelte tilfeller dele personopplysningene dine med andre:

  • Databehandlere: Leverandører av ulike tjenester som behandler personopplysningene dine på vegne av oss. Det kan være IT- og administrasjonstjenester, webhotell, utsendelse av e-poster eller lignende.

  • Brukerstøtte for IT- og administrasjonssystemer

  • Offentlige myndigheter som vi har plikt å rapportere til.

    Alle vi deler personopplysningene dine med krever vi at sikrer dataene dine med riktig informasjonssikkerhet og at tiltakene er etter kravene i personvernforordningen. Vi inngår databehandleravtale med alle som behandler data på våre vegne. Se punkt «Hvordan samler vi personvernopplysninger».

 

Informasjon om overføring av personopplysninger utenfor EU/EØS
Personopplysningene dine kan i noen tilfeller bli overført utenfor EU/EØS. Det kan eksempelvis være ved utsendelse av nyhetsbrev, for at ulike produkter eller tjenester skal fungere på vår nettside, i forbindelse med oppgjør av fakturaer, sikkerhet på nettside eller andre produkter eller tjenester som må til for at vår virksomhet skal fungere på en effektiv, men trygg måte.

Det er kun tillatt å overføre personopplysninger til land som er godkjent av EU-kommisjonen, eller under nødvendige garantier knyttet til personvernforordningen. Eksempel på dette er EUs standardkontrakter. Ta kontakt med oss dersom du vil vite hvilke leverandører vi bruker utenfor EU/EØS.

Om sikkerhet
For å sikre dine personopplysninger benytter vi anerkjente leverandører av IT- og administrasjonssystemer. Vi bruker sterke passord og sikkerhetskopiering av alle data for å hindre at uvedkommende skal kunne se, kopiere, slette, eller på annen måte bruke personopplysninger om deg.

Ved brudd på datasikkerhet har vi som rutine å melde fra til Datatilsynet via avviksmelding senest innen 72 timer. Les gjerne mer om avviksmelding.

Endringer i personvernerklæringen:
Personvernerklæringen vil oppdateres fra tid til annen. Du vil få beskjed om endringer av betydning. Den siste versjonen av vår personvernerklæring vil du alltid finne på nettsiden.

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert: 06.10.2021

 Endringslogg